Written by Rieko @ Aieem

ビジネス英語フレーズ|挨拶どうしたらいい?口頭・メール・電話 シチュエーション別で丸暗記!

シチュエーション別英会話 ビジネス編

会社、取引先、面接、ビジネスシーンとなると緊張してしまい、挨拶すら 「どうしたらいいのかわからない」、「頭が真っ白になってしまった」 というのはよくあること。

どんなシチュエーションでも礼儀や丁寧さが求められますビジネスや、公の場。
最初に交わす一言、「挨拶」で相手に悪い印象を与えないように、事前にまる覚えしておきましょう。
対面 (口頭)、メール、電話、それぞれのシチュエーションで使える表現を紹介します!

本記事の内容

  • フォーマルな挨拶表現が求められる場面
  • 英語で表現 [口頭での挨拶]
  • 英語で表現 [メールでの挨拶]
  • 英語で表現 [電話での挨拶]

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フォーマルな挨拶表現が求められる場面とは?

ビジネスシーンといっても会社内だけではありません。
「友達の友達」のような気を使わない関係でも、ビジネス目的で紹介してもらうのであれば、フォーマルな形式の挨拶表現が求められます。

フォーマルな挨拶表現が求められる場面をサラッと頭に入れてから先へ進みましょう。

  1. オフィスに入り、同僚、上司に会ったとき
  2. ビジネス目的でのランチや飲みの席
  3. 会議に参加するとき(自社・他社)
  4. 面接する・される
  5. 会社で電話応対するとき
  6. 会社宛に手紙を書くとき(苦情など)
  7. 同僚にメールを書くとき

「挨拶」と言っても、礼儀正しさを意識すると簡単ではありません。とりあえず “Hello”を使えば大丈夫!というわけではなく、もっと複雑。
相手を知っている場合、知らない場合で挨拶の仕方を変えることも考慮しなければなりません。

それでは、シチュエーション別にわかりやすく紹介していきます。

英語で表現 [口頭での挨拶]

まずは、口頭で交わすカジュアルな挨拶表現とフォーマルな表現を比較してみます。
カジュアルな表現は、友達、家族、親しい同僚などに使います。

Hi! こんにちは!
Hey! やぁ!
Morning! おはよう!
How are things?/How’s a thing?
元気? (How are you? と同じ感覚でつかいます)
What’s new?/ What’s up? 最近どう?
Good to see you! 会えて嬉しい!
“Hi! ” や ”Hey!”は、親しい同僚との間で使うと「お疲れ〜!」と訳すこともできるでしょう。

今度はフォーマルな表現を見てみます。会社内で、会議の冒頭、面接、取引先など、カジュアルな表現がふさわしくない場で使います。

Hello. こんにちは。
Good morning. おはようございます。
Good afternoon. こんにちは。
Good evening. こんばんは。
It’s nice to meet you. はじめまして。
It’s a pleasure to meet you. お会いできて光栄です。

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英語で表現 [メールでの挨拶]

書き言葉となると、口頭での言葉より少し難易度が上がります。スペルの問題だけでなく、書き言葉でのコミュニケーションには一定の決まりがあるから。言葉だけではなく、読みやすいレイアウトになっているかも大事です。

メールにおいては、ビジネスシーンでもカジュアルな表現を目にすることが日常的にあります。近しい同僚にメールを書くときなどに使うカジュアルな挨拶表現(出だし)は以下になります。

Hi, …
Hello there, …
Morning, …
Hey guys,…

何かに気づきましたか?
カジュアルな書き言葉では、挨拶のあとにコンマがつきます。実際に使える例で紹介しましょう。

Subject: Confirming the farewell party for Ms Tanaka

Hi, Peter
I am just reaching out to confirm if you can join the farewell party for Ms Tanaka.
The party will be on Tuesday, November 7th at 7:00 pm at the restaurant called ABC.
Let me know if you can attend.

Kind regards,
Rieko

件名:田中さん送別会の確認

ピーター
田中さんの送別会参加の確認でご連絡しています。
送別会は11月7日火曜日午後7:00、ABCレストランで行われる予定です。
参加の可否をお知らせください。

よろしくお願いします。
りえこ

では、次にフォーマル形式を例と一緒に見てみましょう。
仕事に応募する際のカバーレター、上司やクライアントにメールを送るときなどは以下を出だしに使用して、失礼のないようにします。

To Whom it may concern 関係者各位
Dear Sir/ Madam 名前は知らないが性別は知っている個人に対して
Dear Mr/ Mrs/Ms 特定の個人に送るときに。相手の名字が続く
Dear Professor/ Dr 特定の職業の個人に対しての敬称
注意すべき点は3つ目。男性には”Mr”、女性には”Mrs”もしくは”Ms"を使います。
”Mrs”は既婚女性に。”Ms”は既婚、未婚に関わらず使用可能。間違っても大人の女性に対して”Miss”は使わないようにしましょう。”Ms”を使用するのが無難です。

ビジネスメールの締めくくりも大事です。例文にあるように、“Kind regards”が用いられるので覚えておきましょう。親しい間柄では使わない表現です。

Subject: Request for the business meeting

Dear Mr Wei
My name is Rieko Sato. I’m the purchasing manager at ABC. We met briefly last week in Tokyo.
I’m going to be in Singapore next week and I was wondering whether it would be possible to arrange a meeting with you to discuss some business opportunities.
I arrive in Singapore on Tuesday morning and I’ll be staying for three days. I understand that this is a tight schedule and you are busy, but I’d appreciate the opportunity to meet. You can reach me at this email address or on my mobile phone 099-9999-9999.

Kind regards,
Rieko Sato
Purchasing manager
ABC

件名:商談のお願い

Wei 様
ABCの購買担当の佐藤りえこと申します。短い時間ではありましたが、先週、東京でお会いいたしました。
来週、シンガポールに行く予定なのですが、ビジネスチャンスについてお話しさせていただくことは可能でしょうか?
シンガポールには火曜日の朝に到着し、3日間の滞在を予定しております。スケジュールがいっぱいでお忙しいとは思いますが、
ぜひ、お会いする機会をいただければと思います。
連絡はこのメールアドレスか、携帯電話099-9999-9999までお願いします。

よろしくお願い申し上げます。

ABC 購買担当
佐藤 りえこ

英語で表現 [電話での挨拶]

ただでさえハードルの高い電話での会話。ビジネスではより難しく感じます。
ただ、出だしの挨拶、表現をいくつか覚えておけば大丈夫。

電話応対は、相手も自分もお互いを目で認識できないので、きちんと自分は誰なのか相手に伝える必要があります。

[電話をかける]
相手が近しい同僚や、付き合いの長い相手の場合
“Hi Brian, It’s Rieko from Sales.”
こんにちは(もしもし)、ブライアンさん、営業のりえこです。

フォーマルな場合
“ Good morning Mr Cameron, it’s Rieko calling from Sales Department.”
おはようございます、キャメロンさん、営業部のりえこです。

それでは、会話形式で見てみましょう。

A: Good morning you are thorough to Rieko from ABC Corp, how may I help you?
おはようございます(もしもし)、ABC株式会社の理恵子です。
B:Good morning, my name is Satoru Watanabe and I’m calling to speak to your sales department.
おはようございます(もしもし)、渡辺 サトルと言います。営業の方とお話させていただきたくてお電話させていただきました。
A: Not a problem, sir. I will put you through to the Sales Department.
かしこまりました。営業部にお繋ぎいたします。

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まとめ

挨拶は、最初の数秒間のものでそこまで意識されない人もいるとは思います。ただ、ビジネスにおいて、最初のイメージが重要視されるのは日本も海外も同じ。
相手への敬意を表し、最初にきちんとした表現でコミュニケーションを取ることで、与える印象も大きく変わるので、今回のテーマはぜひ、押さえておきたいポイントです。

ぜひ、まる覚えして使ってみましょう!

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